Karakteristik Praktek-Praktek Rekrutmen Perusahaan Jepang (bahan diskusi 6 September 2011)

(Dikutip dari artikel: Hooi, Lai Wan. 2008. The adoption of Japanese recruitment practices in Malaysia. International Journal of Manpower. Vol.29. No.4: 362-378)

1.      Recruitment Channel

Secara tradisional, sumber utama rekrutmen pada perusahaan besar Jepang (memiliki lebih dari 250 karyawan), adalah lulusan baru dari sekolah atau universitas. Perusahaan menjalin hubungan yang sangat erat dengan perguruan tinggi melalui rekrutmen rutin setiap tahun berdasarkan prediksi akan jumlah karyawan yang berhenti. Perusahaan hanya akan melihat pasar/bursa tenaga kerja ketika mereka sungguh membutuhkan tenaga kerja dengan keahlian spesifik. Meskipun demikian, pada perusahaan besar ada beberapa kasus kekecualian. Departemen SDM bertugas menemukan karyawan dalam organisasi yang dianggap layak untuk bekerja dalam perusahaan tersebut dalam jangka panjang. Jadi, dalam perusahan Jepang, keputusan rekrutmen merupakan sesuatu yang sangat penting dan strategic, perusahaan selalu berupaya untuk menarik mahasiswa yang berbakat untuk bekerja pada perusahaan mereka.

Perusahaan besar umumnya tertarik pada calon yang berasal dari sekolah-sekolah terbaik. Mereka umumnya lebih tertarik pada calon yang menjadi anggota klub olahraga di sekolah atau universitasnya. Mereka berasumsi bahwa calon yang demikian itu pandai dan dapat lebih mudah untuk dilatih dalam hubungan personal vertical. Oleh karena itu, siswa yang pandai dan mau bekerja keras serta tergabung dalam klub olaraga sangat diprioritaskan.

2.      Recruitment Process

Beberapa metode digunakan untuk rekrutmen calon dari sekolah atau perguruan tinggi. Cara yang paling sering digunakan adalah rekomendasi dosen, job fair, seminar karir oleh perusahaan dan perekrutan lewat web perusahaan.  Ketika merekrut lulusan baru dari perguruan tinggi, poin penting yang diperhatikan adalah semangat dan ambisi (untuk posisi administrasi, teknisi/peneliti, dan non administrasi), pengetahuan umum, pendidikan yang baik, semangat bekerja sama, dan keseimbangan kepribadian (posisi administrasi), pengetahuan teknis dan keterampilan (untuk posisi teknisi dan peneliti), dan motivasi serta kemampuan mengambil keputusan (posisi bukan administrasi) . Suatu suatu survey yang dilakukan oleh departemen tenaga kerja (tahun 2003) menunjukkan hasil yang kurang lebih sama yang mana calon yang direkrut diutamakan yang punya ambis untuk bekerja, sikap dan kompetensi, kemampuan dasar serta stamina dan kesehatan yang baik. Sikap, kompetensi, kemampuan dasar dan perilaku yang baik dianggap penting untuk pekerjaan yang terkait dengan hubungan dengan orang lain, sedangkan teknik, kemampuan, dan pengetahuan dianggap penting untuk pekerjaan yang terkait dengan ilmu pengetahuan.

Praktek rekrutmen untuk calon dari ilmu social berbeda dengan yang berasal dari eksakta. Rekrutmen dari calon yang berasal dari eksakta mensyaratkan rekomendasi dari penasehat akademik calon tersebut ketika masih kuliah. Calon yang berasal dari ilmu social sudah harus pernah mengikuti berbagai seminar yang diselenggarakan oleh perusahaan tersebut sebelum calon tersebut mengikuti tes dan wawancara. Setelah 2 atau 3 kali wawancara, calon diberi pekerjaan percobaan (biasanya pada bulan mei dan Juli). Pada perusahaan tertentu bahkan baru calon baru diberi pekerjaan setelah dia diwisuda.

Akhir-akhir ini, semakin memasyarakatnya internet membawa perubahan yang signifikan dalam proses perekrutan calon yang berlatar belakang ilmu social. Calon tidak bergantung pada brosur-brosur yang dibuat perusahaan tapi lebih pada website perusahaan. Informasi maupun lamaran dapat dilakukan secara on-line. Penggunaan web pribadi perusahaan untuk mencari calon sudah semakin banyak dilakukan. Meskipun demikian, proses sedemikian terbatas pada perusahaan-perusahaan besar sedangkan perusahaan kecil dan menengah masih sangat terbatas dalam penggunaan internet untuk rekrutmen. Trend baru yang banyak digunakan adalah program pemagangan dimana mahasiswa/siswa bekerja di perusahaan selama liburan sekolah. Meskipun jumlah yang ikut magang setiap tahun bertambah dengan cepat, perusahaan-perusahaan belum mampu untuk menampung permintaan-permintaan untuk program tersebut . Sebaliknya, rekrutmen tenaga kerja yang sudah bepengalaman tetap melalui iklan lowongan kerja di media masa maupun melalui hubungan personal. Tujuan rekrutmen ini adalah untuk mendapatkan calon yang “siap pakai” terkait dengan keahlian, pengetahuan, dan sikapnya yang kurang lebih sesuai dengan posisi yang dibutuhkan perusahaan karena ada yang menggundurkan diri atau karena perusahaan ingin lebih kuat dalam persaingan.

3.      Perubahan pada pendekatan proses rekrutmen

Untuk mempertahankan kemampuan bersaingnya, perusahaan-perusahaan Jepang secara drastis mengubah praktek-praktek rekrutmennya mana kala mereka membutuhkan orang-orang dengan keahlian khusus. Selain merekrut dari sekolah maupun kampus, mereka juga menggunakan agen tenaga kerja, merekrut yang sudah punya pengalaman kerja, dan menggunakan tenaga kerja kontrak. Seperti halnya perusahaan asing lainnya, mereka mulai terbiasa menggunakan rekrutmen “dari mulut ke mulut”, agen tenaga kerja, dan iklan. Mereka juga sudah mulai menggunakan tenaga kerja asing (ekspatriat) sehingga rekrutmen lewat kampus mulai diabaikan.

Jadi, meskipun rekrutmen secara tradisional masih mendominasi, lama kelamaan perusahaan mulai mencoba metode-metode pemekerjaan yang tidak konvensional seperti rekrutmen tenaga kerja berpengalaman, merekrut tenaga kerja dari perusahaan lain, outsourcing untuk pekerjaan yang menuntut skill tertentu, serta peningkatan jumlah tenaga kerja kontrak atau tidak tetap. Akhir-akhir ini, banyak perusahaan yang telah memperluas pekerjaan yang dikerjakan oleh tenaga-tenaga tidak tetap karena tenaga tidak tetap dianggap lebih mampu mengerjakan pekerjaan tersebut dibanding tenaga tetap. Untuk bisa bertahan pada perubahan seperti itu, banyak orang Jepang mulai mengembangkan sikap dan perilaku yang lebih fleksibel agar lebih gampang mendapatkan pekerjaan. Sebagai akibat dari situasi ekonomi seperti itu, akhir-akhir ini semakin banyak mahasiswa yang mulai menerima pekerjaan tidak tetap dengan waktu kerja yang pendek tetapi memungkinkan bagi mereka untuk diangkat menjadi pegawai tetap jika menunjukan prestasi dan inisiatif yang baik.

Instruksi untuk diskusi:

Berikan komentar apa yang Anda dapat pelajari dari Praktek Rekrutmen pada perusahaan-perusahan Jepang sebagaimana diuraikan pada kutiban di atas.