The Office (tugas individu: Komentar sampai dengan UTS)

Setelah menonton film tersebut, silahkan diidentifikasi:
1. Praktek MSDM yang menurut Anda tidak tepat dalam film tersebut.
2. Penyebab munculnya praktek tersebut
3. Bagaimana mengatasinya.

Catatan: Komentar pertama setiap mahasiswa harus mencakup ketiga poin di atas. Selanjutnya baru boleh saling menanggapi. Selamat berdiskusi.

Manajemen Retensi (Bahan Diskusi 27 September 2011)

Manajemen Retensi

Bacaan: De Vos, Ans and Annelies Meganck. 2009. What HR Managers do versus what employees values: Exploring both parties’ view on retention management from a psychological contract perspective. Personnel Review, Vol 38 (1): 45-60

Manajemen retensi mengacuh pada praktek-praktek yang dikembangkan oleh suatu organisasi untuk meminimalkan karyawan yang mengundurkan diri secara suka rela. Dalam manajemen retensi, organisasi berupaya mempertahankan karyawan yang diinginkannya lebih lama daripada yang dilakukan oleh pesaingnya.

De Vos & Meganck (2009) melakukan survey terhadap 5.286 karyawan di Belgia dan menemukan 10 alasan mengapa mereka ingin keluar dari suatu organisasi, yaitu:

1.       Financial Rewards

2.       Career Opportunities

3.       Work Pressure / Stress

4.       Job Content

5.       Mobility

6.       Headhunting

7.       The Management

8.       Work-life Balance

9.       Labor Shortage

10.   Opportunities Elsewhere

Pertanyaan Diskusi:

Seandainya Anda telah bekerja, berilah 3 alasan mengapa Anda berpikir untuk meninggalkan pekerjaan Anda (keluar dari organisasi). Berikan pejelasan mengapa hal itu menjadi alasan Anda.

Andai Anda Manajer HRD (bahan diskusi 20 September 2011)

Proses rekrutmen sudah selesai, telah terkumpul calon-calon yang berminat untuk bergabung dengan perusahaan Anda. Sebagai manajer HRD, apa yang akan Anda lakukan untuk menentukan siapa yang diterima dan siapa yang ditolak. Sedapat mungkin berikan latar belakang perusahaan (imajiner Anda) dan posisi-posisi yang akan ditempati calon-calon tersebut. Selamat berdiskusi...

Mempekerjakan bukan demi pekerjaan itu sendiri tapi demi organisasi (Bahan Diskusi 13 September 2011)

(dikutip dari artikel: Bowen, David E., Gerald E. Ledfor Jr., Barry R. Nathan. 1991. Hiring for the organization, not the job. The Executive. Vol. 5, No. 4: 35-51)

1. Pendahuluan

Praktek seleksi konvensional lebih menekankan pada mempekerjakan karyawan yang memiliki keahlian, pengetahuan dan kemampuan (Skill, Knowledge, Ability, --- KSA) yang disyaratkan untuk suatu pekerjaan tertentu. Praktek tersebut kurang mempertimbangkan karakteristik organisasi di mana pekerjaan itu akan dilakukan. Praktek seleksi yang baru lebih menekankan pada “keseluruhan” calon yang mau dipekerjakan sejauh mana calon tersebut sesuai dengan budaya organisasi. Hal itu merefleksikan perubahan dari menerima seseorang demi pekerjaan tertentu  ke menerima seseorang untuk organisasi secara keseluruhan.

Model kesesuaian seseorang dengan organisasi (person-organizational fit) mensyaratkan 2 tipe kesesuaian, yaitu 1) kesesuaian  KSA dengan tuntutan pekerjaan atau tugas; 2) kesesuaian kepribadian calon (motivasi, nilai, keinginan, dll) dengan iklim dan budaya organisasi. Model seleksi tradisional lebih focus pada kesesuaian dengan pekerjaan (person-job fit) karena berpendapat bahwa kinerja seseorang terutama ditentukan oleh kesesuaian KSA yang dimilikinya dengan tuntutan pekerjaan yang akan dia kerjakan. Model ini lebih menekankan pada bagaimana memperoleh tenaga kerja baru dan bukan pada bagaimana mempertahankan mereka ketika sudah berada dalam organisasi.

B.      Model Seleksi yang Baru: Mempekerjakan berdasarkan kesesuaian calon dengan organisasi

Model ini terbagi dalam 4 langkah, yaitu:

1.       Menilai keseluruhan Lingkungan Kerja

Analisis pekerjaan pada seleksi model tradisional  tetap digunakan untuk mengidentifikasi kesesuaian KSA calon dengan tuntutan pekerjaan. Selanjutnya dilakukan analisis terhadap karakteristik organisasi bukan hanya karakteristik pekerjaan tertentu yang membutuhkan tenaga baru. Analisis ini dimaksudkan untuk mengidentifikasi perilaku dan tanggung jawab seperti apa yang dapat membuat organisasi lebih efektif dan bagaimana hal itu dapat dipenuhi oleh anggotanya. Analisis organisasi ini juga penting karena analisis pekerjaan lebih cepat “kadaluarsa” karena adanya perubahan teknologi, pasar dan lain sebagainya. Tentu saja hal itu berbeda dengan budaya dan filosofi organisasi yang umumnya dapat bertahan dalam kurun waktu yang cukup lama. Meskipun teknik yang dipakai untuk melakukan analisis organisasi cukup bervariasi, ada satu metode yang cukup menjanjikan yaitu metode Q-sort yang mencoba mengidentifikasi isi, integritas, dan kristalisasi nilai organisasi dan mencocokannya dengan hasil penilaian atas nilai-nilai yang dimiliki individu dalam organisasi.

2.       Merumuskan Tipe Personal Calon yang Disyaratkan

Pada tahap ini, manajer atau yang bertugas melakukan seleksi mengambil keputusan menerima seorang calon pekerja itu berdasarkan “siapa mereka” bukan pada “apa yang mereka bisa kerjakan”. Berdasarkan hasil dari langkah pertama (analisis pekerjaan dan analisis organisasi) dirumuskan calon yang memiliki kepribadian seperti apa yang dapat menjadi anggota efektif dalam organisasi. Sebagai contoh: jika analisis organisasi mengidentifikasi bahwa “kerja tim” adalah salah satu nilai utama organisasi maka seleksi harus bisa mengidentifikasi calon yang dapat bekerja dalam tim. Dengan demikian, alasan seorang diterima lebih ditekankan pada mereka yang memiliki keterampilan interpersonal dan sosial dibanding pengetahuan dan kemampuan motorik.

3.       Menyeleksi Calon Dengan Mempertimbangkan Kesesuaian dengan Organisasi

Penilaian yang dilakukan dalam proses ini dapat dilakukan dengan berbagai cara antara lain melalui wawancara, simulasi atau kegiatan khusus lainnya. Pada tahap ini, calon pekerja bukan hanya dinilai tapi sekaligus diberi gambaran tentang lingkungan kerja dan jenis pekerjaan yang ada dalam organisasi sehingga calon ketika diterima dapat sungguh-sungguh terlibat dalam organisasi. Tes kepribadian sering juga digunakan dalam tahap ini. Akan tetapi karena banyak catatan tentang ketidakberhasilan tes ini maka perlu memperhatikan beberapa factor sebelum menerapkannya, yaitu: a) pengukuran sungguh dirancang khusus untuk kondisi linkungan kerja perusahaan tersebut; b) digunakan untuk memprediksi kriteria yang umum (tidak spesifik pada satu jenis pekerjaan); c) dimensi kepribadian yang diukur sungguh-sungguh secara logis dan teoritis terkait dengan lingkungan kerja dalam organisasi.

4.       Mengupayakan Kesesuaian Pekerja Baru dengan Organisasi

Seleksi merupakan langkah pertama dan sangat penting dalam proses mengiplementasikan filosofi perusahaan. Oleh karena itu, seleksi harus diintegrasikan dan didukung oleh aktivitas-aktivitas pengelolaan sumber daya manusia lainnya yang ada dalam organisasi. Organisasi harus merancang berbagai program untuk mendorong para calon yang telah diterima agar mereka semakin fit dengan organisasi. Program-program itu antara lain melalui aktivitas orientasi awal pekerja dan aktivitas pelatihan  dan pengembangan yang mana harus dapat memberi penekanan pada peningkatan kesesuaian individu dengan organisasi.

3. Diskusi

1. Silahkan menentukan bagian yang menarik menurut Anda dan jelaskan alasannya
2. Jika Anda sebagai seseorang yang diberi tanggung jawab untuk melakukan seleksi dan pada kasus luar biasa Anda terpaksa harus memilih hanya pada 1 dari 2 pilihan, pilihan mana yang akan Anda ambil. Anda akan menerima calon yang sangat fit dengan pekerjaan yang Anda rencanakan untuk nanti calon itu tangani tapi calon tersebut sama sekali tidak fit dengan organisasi atau memilih seseorang yang sangat fit dengan organisasi tapi sama sekali tidak fit dengan pekerjaan yang Anda rencanakan untuk ditanganinya. Jelaskan pilihan Anda.

Karakteristik Praktek-Praktek Rekrutmen Perusahaan Jepang (bahan diskusi 6 September 2011)

(Dikutip dari artikel: Hooi, Lai Wan. 2008. The adoption of Japanese recruitment practices in Malaysia. International Journal of Manpower. Vol.29. No.4: 362-378)

1.      Recruitment Channel

Secara tradisional, sumber utama rekrutmen pada perusahaan besar Jepang (memiliki lebih dari 250 karyawan), adalah lulusan baru dari sekolah atau universitas. Perusahaan menjalin hubungan yang sangat erat dengan perguruan tinggi melalui rekrutmen rutin setiap tahun berdasarkan prediksi akan jumlah karyawan yang berhenti. Perusahaan hanya akan melihat pasar/bursa tenaga kerja ketika mereka sungguh membutuhkan tenaga kerja dengan keahlian spesifik. Meskipun demikian, pada perusahaan besar ada beberapa kasus kekecualian. Departemen SDM bertugas menemukan karyawan dalam organisasi yang dianggap layak untuk bekerja dalam perusahaan tersebut dalam jangka panjang. Jadi, dalam perusahan Jepang, keputusan rekrutmen merupakan sesuatu yang sangat penting dan strategic, perusahaan selalu berupaya untuk menarik mahasiswa yang berbakat untuk bekerja pada perusahaan mereka.

Perusahaan besar umumnya tertarik pada calon yang berasal dari sekolah-sekolah terbaik. Mereka umumnya lebih tertarik pada calon yang menjadi anggota klub olahraga di sekolah atau universitasnya. Mereka berasumsi bahwa calon yang demikian itu pandai dan dapat lebih mudah untuk dilatih dalam hubungan personal vertical. Oleh karena itu, siswa yang pandai dan mau bekerja keras serta tergabung dalam klub olaraga sangat diprioritaskan.

2.      Recruitment Process

Beberapa metode digunakan untuk rekrutmen calon dari sekolah atau perguruan tinggi. Cara yang paling sering digunakan adalah rekomendasi dosen, job fair, seminar karir oleh perusahaan dan perekrutan lewat web perusahaan.  Ketika merekrut lulusan baru dari perguruan tinggi, poin penting yang diperhatikan adalah semangat dan ambisi (untuk posisi administrasi, teknisi/peneliti, dan non administrasi), pengetahuan umum, pendidikan yang baik, semangat bekerja sama, dan keseimbangan kepribadian (posisi administrasi), pengetahuan teknis dan keterampilan (untuk posisi teknisi dan peneliti), dan motivasi serta kemampuan mengambil keputusan (posisi bukan administrasi) . Suatu suatu survey yang dilakukan oleh departemen tenaga kerja (tahun 2003) menunjukkan hasil yang kurang lebih sama yang mana calon yang direkrut diutamakan yang punya ambis untuk bekerja, sikap dan kompetensi, kemampuan dasar serta stamina dan kesehatan yang baik. Sikap, kompetensi, kemampuan dasar dan perilaku yang baik dianggap penting untuk pekerjaan yang terkait dengan hubungan dengan orang lain, sedangkan teknik, kemampuan, dan pengetahuan dianggap penting untuk pekerjaan yang terkait dengan ilmu pengetahuan.

Praktek rekrutmen untuk calon dari ilmu social berbeda dengan yang berasal dari eksakta. Rekrutmen dari calon yang berasal dari eksakta mensyaratkan rekomendasi dari penasehat akademik calon tersebut ketika masih kuliah. Calon yang berasal dari ilmu social sudah harus pernah mengikuti berbagai seminar yang diselenggarakan oleh perusahaan tersebut sebelum calon tersebut mengikuti tes dan wawancara. Setelah 2 atau 3 kali wawancara, calon diberi pekerjaan percobaan (biasanya pada bulan mei dan Juli). Pada perusahaan tertentu bahkan baru calon baru diberi pekerjaan setelah dia diwisuda.

Akhir-akhir ini, semakin memasyarakatnya internet membawa perubahan yang signifikan dalam proses perekrutan calon yang berlatar belakang ilmu social. Calon tidak bergantung pada brosur-brosur yang dibuat perusahaan tapi lebih pada website perusahaan. Informasi maupun lamaran dapat dilakukan secara on-line. Penggunaan web pribadi perusahaan untuk mencari calon sudah semakin banyak dilakukan. Meskipun demikian, proses sedemikian terbatas pada perusahaan-perusahaan besar sedangkan perusahaan kecil dan menengah masih sangat terbatas dalam penggunaan internet untuk rekrutmen. Trend baru yang banyak digunakan adalah program pemagangan dimana mahasiswa/siswa bekerja di perusahaan selama liburan sekolah. Meskipun jumlah yang ikut magang setiap tahun bertambah dengan cepat, perusahaan-perusahaan belum mampu untuk menampung permintaan-permintaan untuk program tersebut . Sebaliknya, rekrutmen tenaga kerja yang sudah bepengalaman tetap melalui iklan lowongan kerja di media masa maupun melalui hubungan personal. Tujuan rekrutmen ini adalah untuk mendapatkan calon yang “siap pakai” terkait dengan keahlian, pengetahuan, dan sikapnya yang kurang lebih sesuai dengan posisi yang dibutuhkan perusahaan karena ada yang menggundurkan diri atau karena perusahaan ingin lebih kuat dalam persaingan.

3.      Perubahan pada pendekatan proses rekrutmen

Untuk mempertahankan kemampuan bersaingnya, perusahaan-perusahaan Jepang secara drastis mengubah praktek-praktek rekrutmennya mana kala mereka membutuhkan orang-orang dengan keahlian khusus. Selain merekrut dari sekolah maupun kampus, mereka juga menggunakan agen tenaga kerja, merekrut yang sudah punya pengalaman kerja, dan menggunakan tenaga kerja kontrak. Seperti halnya perusahaan asing lainnya, mereka mulai terbiasa menggunakan rekrutmen “dari mulut ke mulut”, agen tenaga kerja, dan iklan. Mereka juga sudah mulai menggunakan tenaga kerja asing (ekspatriat) sehingga rekrutmen lewat kampus mulai diabaikan.

Jadi, meskipun rekrutmen secara tradisional masih mendominasi, lama kelamaan perusahaan mulai mencoba metode-metode pemekerjaan yang tidak konvensional seperti rekrutmen tenaga kerja berpengalaman, merekrut tenaga kerja dari perusahaan lain, outsourcing untuk pekerjaan yang menuntut skill tertentu, serta peningkatan jumlah tenaga kerja kontrak atau tidak tetap. Akhir-akhir ini, banyak perusahaan yang telah memperluas pekerjaan yang dikerjakan oleh tenaga-tenaga tidak tetap karena tenaga tidak tetap dianggap lebih mampu mengerjakan pekerjaan tersebut dibanding tenaga tetap. Untuk bisa bertahan pada perubahan seperti itu, banyak orang Jepang mulai mengembangkan sikap dan perilaku yang lebih fleksibel agar lebih gampang mendapatkan pekerjaan. Sebagai akibat dari situasi ekonomi seperti itu, akhir-akhir ini semakin banyak mahasiswa yang mulai menerima pekerjaan tidak tetap dengan waktu kerja yang pendek tetapi memungkinkan bagi mereka untuk diangkat menjadi pegawai tetap jika menunjukan prestasi dan inisiatif yang baik.

Instruksi untuk diskusi:

Berikan komentar apa yang Anda dapat pelajari dari Praktek Rekrutmen pada perusahaan-perusahan Jepang sebagaimana diuraikan pada kutiban di atas.